Hallitustyöskentely
Hallitustyöskentelyn periaatteet ja kokoonpano
Hallitus edustaa kaikkia osakkeenomistajia ja vaalii osakkeenomistajien yhteistä etua tasapuolisesti. Hallitukseen ei kuulu yhtiön operatiivisen johdon edustajia. Toimitusjohtaja osallistuu hallituksen kokouksiin esittelijänä. Toimitusjohtajan lisäksi hallitus voi kutsua kokouksiinsa tarpeen mukaan myös muita johdon edustajia. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, tarkastusvaliokunnan sekä henkilöstövaliokunnan. Lisäksi hallitus valitsee kokouksiinsa sihteerin.
Hallituksen keskeiset tehtävät
Hallitus vastaa yhtiön strategisesta ohjauksesta sekä operatiivisen toiminnan valvonnasta. Se vastaa myös yhtiön hallintomallin kehittämisestä ja yhtiön toimitusjohtajan palkkaamisesta, tukemisesta ja erottamisesta.
Hallituksen jäsenten ja valiokuntien tehtävät
Puheenjohtaja
Hallituksen puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä ja valmistelee toimitusjohtajan kanssa hallituksen kokoukset. Puheenjohtaja edustaa tarvittaessa yhdessä toimitusjohtajan kanssa yhtiötä eri sidosryhmien tapaamisissa sekä osallistuu tarvittaessa yrityskauppojen ja/tai fuusioiden suunnitteluun ja neuvotteluihin. Puheenjohtaja valmistelee toimitusjohtajan palkkaamisen ja erottamisen sekä toimii toimitusjohtajan esimiehenä.
Varapuheenjohtaja
Hallituksen puheenjohtajan ollessa lyhytaikaisesti estyneenä varapuheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä ja valmistelee toimitusjohtajan kanssa hallituksen kokoukset.
Tarkastusvaliokunta
Hallitus valitsee keskuudestaan tarkastusvaliokunnan, johon kuuluu vähintään kolme riippumatonta jäsentä. Tarkastusvaliokunta perehtyy yhtiön tilinpäätökseen ja osavuosikatsauksiin sekä yhtiön sisäisiin ja ulkoisiin valvontajärjestelmiin. Tarkastusvaliokunta seuraa yrityksen tuloskehitystä, budjetoinnin laatimisperiaatteita, budjetointia ja riskienhallintaa. Tarkastusvaliokunta tutustuu yhtiön taloushallinnon järjestelmiin, hyväksyy yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antaman kuvauksen, valmistelee tilintarkastajan valintaa koskevaa päätösehdotuksen, ottaa kantaa tilintarkastajan riippumattomuuteen sekä arvioi tilintarkastajien toimittamia oheispalveluita. Tarkastusvaliokunnan kokouksiin osallistuu tarpeen mukaan tilintarkastaja sekä yhtiön toimitusjohtaja ja talousjohtaja.
Henkilöstövaliokunta
Hallitus valitsee keskuudestaan henkilöstövaliokunnan, johon kuuluu vähintään kaksi jäsentä. Henkilöstövaliokunta osallistuu yhtiön henkilöstöstrategian määrittämiseen erityisesti liittyen palkka-, etu- ja työsuhdepolitiikkaan sekä yhtiön kompetenssien kehittämiseen. Lisäksi henkilöstövaliokunta osallistuu yhtiön palkkiopolitiikan suunnitteluun sekä henkilöstön että johdon osalta. Henkilöstövaliokunta valvoo ja seuraa henkilöstön koulutukseen ja kehittämiseen liittyviä periaatteita ja toimia sekä valvoo ja seuraa yhtiön asiantuntijoiden laadun mittaamista. Henkilöstövaliokunta valvoo ja seuraa henkilöstön koulutukseen ja kehitykseen liittyviä periaatteita ja toimia sekä henkilöstökompetenssien kehittymistä ja käyttöastetta. Henkilöstövaliokunta käsittelee myös tehtäviinsä liittyvät yhtiön johdon tavoitteet yhtiön johtamisjärjestelmän mukaisesti ja huolehtii niiden seurannasta.
Nimitysvaliokunta
Hallitus valitsee keskuudestaan tai hallituksen ulkopuolelta nimitysvaliokunnan, jonka tehtävänä on valmistella yhtiökokoukselle ehdotuksia hallituksen tulevista jäsenistä. Nimitysvaliokunnan jäsenten tulee olla yhtiöstä riippumattomia hallituksen jäseniä tai hallituksen ulkopuolisia henkilöitä.
Hallituksen työskentely
Hallitus kokoontuu varsinaisiin kokouksiin pääsääntöisesti kerran kuukaudessa, lukuun ottamatta heinäkuuta. Varsinaisten kokousten lisäksi hallitus pitää tarvittaessa ylimääräisiä kokouksia. Hallituksen kokous voidaan pitää myös puhelinkokouksena.
Käsiteltävät asiat
Vuosisuunnitelman mukaisten asioiden lisäksi varsinaisissa kuukausikokouksissa hallitus käsittelee aina toimitusjohtajan tilannekatsauksen sekä muut kokousta varten valmistellut ajankohtaiset asiat. Tällaisia hallituksen käsiteltäviä asioita ovat ainakin: merkittävät investoinnit sekä rahoitus-, takaus- ja vakuusasiat, liiketoimintastrategian olennaiset muutokset, päätökset uusista palvelukonsepteista ja tuotteista sekä uusista markkina-alueista, päätökset yritysostoista, päätökset toimitusjohtajan ja tämän suorien alaisten palkantarkistuksista.
Kokousten valmistelu ja pöytäkirjat
Hallituksen kokousten valmistelusta vastaavat toimitusjohtaja ja hallituksen puheenjohtaja. Tarvittaessa käsiteltävät asiat valmistellaan hallituksen valiokuntien kanssa. Toimitusjohtaja toimittaa esityslistan esillä oleviin asioihin liittyvine aineistoineen hallituksen jäsenille hyvissä ajoin etukäteen sähköpostitse tai postitse. Etukäteen toimitettu aineisto oletetaan luetuksi ja ymmärretyksi ja itse kokouksissa keskitytään analyyseihin ja toimenpiteistä päättämiseen.
Raportointi hallitukselle
Toimitusjohtajan tilannekatsaus (kuukausiraportti): edellisen kuukauden tuloslaskelma ja tase, tulosraportti yksiköittäin, ennuste kuluvan kuukauden liikevaihdosta ja osavuosittain koko tilikauden liikevaihdosta ja tuloksesta sekä muita mahdollisia ajankohtaisia katsauksia.
Tilannekatsauksen yhteydessä toimitusjohtajan tulee tarvittaessa kommentoida esimerkiksi: budjettipoikkeamat, merkittävät saadut tai hävityt kaupat, merkittävät projektitoimitukset, näkymät, merkittävät ajankohtaiset tapahtumat ja erääntyneet myyntisaatavat.