Hallintomalli
Yleistä
Ixonos Oyj on suomalainen julkinen osakeyhtiö, jonka hallinnoinnissa noudatetaan Suomen osakeyhtiölakia, arvopaperimarkkinalakia, NASDAQ OMX Helsinki Oy:n antamia, listattuja yhtiöitä koskevia sääntöjä ja määräyksiä sekä Ixonos Oyj:n yhtiöjärjestystä. Lisäksi yhtiö noudattaa hallinnoinnissa Arvopaperimarkkinayhdistyksen 20.10.2008 antamaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia ("Hallinnointikoodi") niiden suositusten osalta, jotka tulivat voimaan 1.1.2009.
Katso ohjeistus: Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi 2008. Lisätietoja myös Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n Internet-sivuilla.
» Ixonos Oyj:n Corporate Governance Statement
Ixonos Oyj:n johto ja valvonta jakautuvat yhtiökokouksen, hallituksen ja toimitusjohtajan kesken. Sisäisestä valvonnasta vastaa yhtiön ylin johto ja ulkoisesta valvonnasta tilintarkastajat. Operatiivisesta liiketoiminnasta vastaa toimitusjohtaja.
Ixonos pyrkii toiminnallaan yhtiön omistaja-arvon kohottamiseen lainsäädäntöä noudattaen ja yhteiskunnallisia velvoitteitaan kantaen.
Yhtiökokous
Ixonos Oyj:n ylin päätöksentekoelin on yhtiökokous. Yhtiökokouksessa yhtiön osakkeenomistajat käyttävät äänivaltaansa yhtiön asioissa osakeyhtiölaissa ja yhtiöjärjestyksessä määritellyllä tavalla.
Varsinainen yhtiökokous, joka pidetään vuosittain kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, päättää mm. hallituksen jäsenistä, tilintarkastajista, voitonjaosta, tilinpäätöksen hyväksymisestä, vastuuvapauden myöntämisestä ja voitonjaosta. Ylimääräinen yhtiökokous pidetään hallituksen, tilintarkastajan tai osakkeenomistajien, joilla on yli kymmenesosa yhtiön osakkeista, sitä kirjallisesti vaatiessa.
Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava osakkeenomistajille aikaisintaan neljä (4) viikkoa ja viimeistään seitsemäntoista (17) päivää ennen kokousta ilmoituksella, joka julkaistaan yhdessä valtakunnallisessa hallituksen valitsemassa sanomalehdessä. Osakkeenomistajan on saadakseen osallistua yhtiökokoukseen ilmoittauduttava yhtiölle viimeistään kokouskutsussa mainittuna päivänä, joka voi olla aikaisintaan kymmenen (10) päivää ennen kokousta.
Yhtiöjärjestys sisältää lisäksi tarkat määräykset lunastusvelvollisuudesta ja siihen liittyen lunastushinnan määräytymisestä sekä lunastusmenettelystä.
Hallitus
Hallitus edustaa yhtiön koko omistajakuntaa yhtiön hallinnossa. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus päättää yhtiön toiminta-ajatuksesta, visiosta, keskeisistä päämääristä sekä niiden toteuttamiseksi luodusta strategiasta. Lisäksi hallitus päättää strategian toteuttamiseksi laadituista budjeteista ja toimintasuunnitelmista sekä riskienhallinnan periaatteista, johdon ja henkilöstön palkkiojärjestelmistä, yritys- ja liiketoimintakaupoista sekä muista laajakantoisesti yhtiöön vaikuttavista asioista. Yhtiön organisaatiosta hallitus päättää toimitusjohtajan esityksen pohjalta.
Ixonos Oyj:n hallitukseen kuuluu yhtiöjärjestyksen mukaan vähintään viisi (5) ja enintään yhdeksän (9) yhtiökokouksen valitsemaa jäsentä. Hallituksen jäsenten riippuvuus yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista määritellään ja arvioidaan aiemmin mainitun Corporate Governanace -mukaisesti.
Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Hallitusten jäsenten toimikausi päättyy aina vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallitus määrittelee keskuudessaan hallitusten jäsenten erityisalueet, mutta päätöksentekoon ja asioiden käsittelyyn osallistuu koko hallitus.
Hallituksen keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet määritellään kirjallisesti työjärjestyksessä. Hallitus kokoontuu varsinaisiin kokouksiin työjärjestyksensä mukaisesti pääsääntöisesti kerran kuukaudessa. Varsinaisten kokousten lisäksi hallitus pitää tarvittaessa ylimääräisiä kokouksia. Hallituksen kokous voidaan pitää myös puhelinkokouksena.
Hallitustyöskentelyn tehokkuuden takaamiseksi hallitus arvioi toimintaansa ja työskentelytapojaan vuosittain. Arviointi suoritetaan sisäisenä itsearviointina.
Valiokunnat
Hallituksen päätöksiä valmisteleviksi ja yhtiön sisäistä valvontaa valvoviksi elimiksi hallitus valitsee keskuudestaan tarkastusvaliokunnan ja henkilöstövaliokunnan. Tarkastusvaliokuntaan kuuluu vähintään kolme (3) yhtiöstä riippumatonta jäsentä, joista vähintään kahden tulee olla riippumattomia myös yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Henkilöstövaliokuntaan hallitus valitsee keskuudestaan kaksi (2) yhtiöstä riippumatonta jäsentä. Lisäksi hallituksella on nimitysvaliokunta, johon kuuluu kaksi (2) hallituksen keskuudestaan valitsemaa jäsentä. Lisäksi hallitus valitsee valiokuntaan harkitsemansa määrän suurimpien osakkeenomistajien edustajia.
Tarkastusvaliokunta perehtyy yhtiön tilinpäätökseen ja osavuosikatsausten sisältöön sekä yhtiön sisäisiin ja ulkoisiin valvontajärjestelmiin ja taloushallinnon järjestelmiin ja seuraa yhtiön tuloskehitystä. Valiokunnan kokouksiin osallistuu tarpeen mukaan tilintarkastaja sekä yhtiön toimitusjohtaja ja talousjohtaja.
Henkilöstövaliokunta osallistuu yhtiön henkilöstöpolitiikan määrittämiseen erityisesti palkkapolitiikan, etupolitiikan sekä työsuhdepolitiikan osalta. Lisäksi se osallistuu yhtiön palkkiopolitiikan suunnitteluun sekä henkilöstön että johdon osalta. Valiokunta valvoo ja seuraa henkilöstön koulutukseen ja kehittämiseen liittyviä periaatteita ja toimia sekä henkilöstöön liittyviä päätöksiä ja yhtiön asiantuntijoiden laadun mittaamista. Henkilökuntavaliokunta valvoo lisäksi, että yhtiön seuraajasuunnitelma on ajan tasalla.
Nimitysvaliokunnan tehtävänä on valmistella yhtiökokoukselle hallituksen jäsenten valintaa.
Hallituksen jäsenet, valiokunnat, kokoukset ja palkkiot
Hallituksen jäsenten kokouspalkkioista päättää yhtiön varsinainen yhtiökokous. Hallituksen jäsenille voidaan maksaa hallituspalkkion lisäksi palkkiota myös erilaisista etukäteen sovituista konsulttitehtävistä. Hallituksen jäsenille myönnettävistä optio-oikeuksista päättää yhtiökokous.
» Hallituksen jäsenet
» Hallituksen jäsenten riippumattomuus
» Hallituksen kokoukset
» Hallituksen valiokuntien kokoonpano ja kokoukset
» Hallituksen palkkioperusteet ja maksetut palkkiot
Toimitusjohtaja
Toimitusjohtaja vastaa yhtiön liiketoiminnasta ja huolehtii yhtiön juoksevasta hallinnosta osakeyhtiölain ja hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Toimitusjohtaja toimii operatiivisen johtoryhmän puheenjohtajana. Toimitusjohtaja ei kuulu yhtiön hallitukseen.
Yhtiön hallitus nimittää toimitusjohtajan ja päättää toimitusjohtajalle maksettavasta palkasta ja muista etuisuuksista. Toimitusjohtajan sopimuksen keskeisimmät ehdot on sovittava kirjallisessa muodossa.
Operatiivinen johtoryhmä
Operatiivisen johtoryhmän tehtävänä on avustaa toimitusjohtajaa yhtiön liiketoiminnan johtamisessa. Toimitusjohtaja valitsee ja hallitus nimittää toimitusjohtajan esityksestä operatiivisen johtoryhmän jäsenet.
Johtoryhmään kuuluu toimitusjohtajan lisäksi liiketoiminta- ja palveluyksiköiden johtajia sekä henkilöstön edustaja, jona on toiminut yhtiön luottamusmies.
Henkilöstön edustus on yhtiössä hoidettu siten, että henkilöstön edustaja on operatiivisen johtoryhmän jäsen. Edustajan henkilöstö valitsee keskuudestaan vaalilla. Jos henkilöstön edustajan vaalia ei ole toimitettu, pääluottamusmies toimii henkilöstön edustajana, kunnes vaali on pidetty. Henkilöstön edustajalla on samat oikeudet kuin muilla johtoryhmän jäsenillä. Hän ei saa kuitenkaan osallistua yrityksen johdon valintaan tai erottamiseen, johdon sopimusehtojen, henkilöstön työsuhteen ehtojen tai työtaistelutoimenpiteiden käsittelyyn johtoryhmässä.
Johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti kerran kuukaudessa sekä lisäkokouksiin tarvittaessa. Johtoryhmän kokous voidaan pitää myös video- tai puhelinneuvotteluna.
Johtoryhmä käsittelee toimintasuunnitelmansa mukaisesti kuukausittaiset konserni- ja yksikkökohtaiset raportit, rullaavat toimintasuunnitelmat ja budjetit, vuosittain tehtävät asiakas- ja henkilöstötyytyväisyystutkimukset yksikkökohtaisine kehittämistoimenpiteineen sekä yrityksen laajentumiseen ja liiketoimintaprosessien ja henkilöstön kehittämiseen liittyviä asioita.
» Toimitusjohtaja ja johtoryhmän jäsenet
» Toimitusjohtajan ja johdon palkitseminen, palkitsemis- ja kannustinjärjestelmät, maksetut palkkiot
Sisäinen valvonta
Yhtiön sisäinen tarkastuksen koordinoinnista vastaa hallituksen tarkastusvaliokunta osana sisäistä valvontaa. Sisäinen tarkastus on vastuutettu konsernin taloushallinnolle ja taloushallinto suorittaa sisäistä tarkastusta oman toimensa ohella. Tarkastustyötä suorittavat talouspäällikkö ja yhtiön controller-toiminto. Tarpeen vaatiessa talousjohto voi käyttää yksittäisissä tarkastustapauksissa konsernin ulkopuolista apua. Sisäisen tarkastuksen havainnoista raportoidaan talousjohdolle, joka raportoi havainnoista tarkastusvaliokunnalle. Sisäisen tarkastuksen suunnitelma tehdään vuosittain ja yhteistyössä yhtiön tilintarkastajien kanssa.
Ulkoinen valvonta
Yhtiön ulkoisesta valvonnasta vastaa yhtiökokouksen nimittämä tilintarkastaja, jonka tulee olla keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastajan palkkioista päättää yhtiökokous.
» Tilintarkastajat ja tilintarkastajille maksetut palkkiot
Tiedottaminen
Yhtiön tiedotuspolitiikka noudattaa sekä pörssin että lainsäädännön vaatimuksia. Yhtiö noudattaa aiemmin mainittua Corporate Governance -suositusta hallinnointi- ja ohjausjärjestelmää koskevien tietojen esittämisestä yhtiön Internet-sivuilla.
Riskienhallinta
» Katso erillinen alakohta Riskienhallinta
» Sisäpiirisäännöt, katso erillinen alavalikko